Kurz vor Weihnachten zeigt sich in vielen Unternehmen dasselbe Bild: Die wichtigen Projekte sind weitgehend geschafft, aber in Postfächern, Listen und Fachsystemen liegen noch zahlreiche kleine Vorgänge. Jeder für sich ist überschaubar. Zusammen sorgen sie dafür, dass man gedanklich nicht richtig abschalten kann.
Ich mag deshalb den Gedanken der „rückstandsfreien Weihnachten“: Wir nehmen uns bewusst vor, bis zum Jahresende alles abzuarbeiten, was sinnvoll abgeschlossen werden kann. Was nicht mehr erledigt werden muss oder kann, bekommt eine klare Entscheidung und einen festen Termin. Entscheidend ist nicht die vollständig leere Aufgabenliste, sondern ein sauberer Abschluss.
Erst sortieren, dann schneller werden
Einfach mehr zu arbeiten, ist meistens keine besonders gute Strategie. Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Alle offenen Vorgänge kommen in eine gemeinsame Übersicht und werden in drei Gruppen geteilt:
- Muss vor Weihnachten abgeschlossen werden.
- Wird bewusst mit Termin und Verantwortlichem ins neue Jahr verschoben.
- Kann entfallen, zusammengelegt oder vereinfacht werden.
Allein diese Sortierung nimmt viel Druck heraus. Sie verhindert außerdem, dass das Team seine Zeit mit leicht erledigbaren Kleinigkeiten verbringt, während wichtige Fälle liegen bleiben.
Digitale Mitarbeiter räumen die Routine weg
Danach lohnt sich der Blick auf die Tätigkeiten, die zwar erledigt werden müssen, aber keine besondere menschliche Entscheidung verlangen. Digitale Mitarbeiter können beispielsweise Postfächer vorsortieren, Daten zwischen Anwendungen abgleichen, fehlende Angaben recherchieren, Dokumente erfassen, Standardantworten vorbereiten und den Bearbeitungsstand dokumentieren.
Gerade bei Rückständen ist das wirksam: Die Abläufe sind bekannt, die Fälle ähneln sich und das Volumen ist vorübergehend hoch. Der digitale Mitarbeiter arbeitet die Standardfälle zuverlässig ab. Menschen konzentrieren sich auf Ausnahmen, Entscheidungen und die Vorgänge, bei denen Kunden oder Kollegen persönliche Aufmerksamkeit brauchen.
Ein kurzer Jahresendspurt mit klarer Taktung
Für die Umsetzung braucht es kein monatelanges Transformationsprogramm. Oft reicht ein kompakter Plan: In der ersten Woche werden Rückstände sichtbar gemacht und priorisiert. In der zweiten Woche laufen Standardfälle gebündelt durch. In der dritten Woche werden Ausnahmen entschieden. Die letzte Woche dient nur noch dem Abschluss, der Dokumentation und einer sauberen Übergabe.
Wichtig ist, dass neue Arbeit nicht schneller nachläuft, als alte Arbeit verschwindet. Deshalb sollten für die letzten Wochen des Jahres klare Eingangskanäle, feste Bearbeitungszeiten und möglichst wenige parallele Sonderlisten gelten.
Frei ins neue Jahr
Rückstandsfreie Weihnachten sind für mich kein Selbstzweck und auch kein Aufruf zu noch mehr Dezemberstress. Es geht um das Gegenteil: Wir schaffen frühzeitig Klarheit, organisieren Arbeit geschickter und lassen Routinen dort digital erledigen, wo Menschen keinen zusätzlichen Wert schaffen.
Dann beginnt das neue Jahr nicht mit dem schlechten Gewissen aus dem alten. Das Team startet mit freiem Kopf, einer klaren Übersicht und Zeit für die Aufgaben, die wirklich voranbringen.
